När arbetsbelastningen beskrivs olika behöver du som skyddsombud hjälpa till att göra arbetsförhållandena konkreta. Undersök om beskrivningarna gäller samma uppgifter, perioder och resurser. Arbetsgivaren behöver bedöma riskerna; samtalet ska ge underlag för det arbetet i stället för att utse vilken person som har rätt.
Kontrollera om ni talar om samma situation
En chef kan beskriva planerad arbetsmängd medan en medarbetare beskriver vad som händer när uppgifter ändras under dagen. Båda beskrivningarna kan innehålla relevant information men avse olika förhållanden. Börja därför med att avgränsa situationen.
Vilken arbetsuppgift gäller frågan? Vilken tidsperiod används? Vilket stöd finns när uppgiften utförs? Om dessa uppgifter är oklara kan en diskussion om ”mycket” eller ”lite” arbete fortsätta länge utan att undersökningen kommer framåt.
Beskriv krav och resurser var för sig
AFS 2023:2 beskriver krav och resurser i arbetet och ställer krav på att resurserna anpassas till kraven. Resurser kan bland annat vara kompetens, bemanning, tydliga mål, stöd och återhämtning. Det behövs därför mer än en siffra på antalet uppgifter för att förstå arbetsförhållandena.
Samla exempel på vad som kräver tid och ansträngning. Beskriv sedan vilka resurser som finns för att hantera det. Markera också skillnader mellan planerad tillgång till stöd och det stöd som faktiskt går att använda.
Ställ frågor som ger ett bättre underlag
Fråga vad som händer när tiden inte räcker till allt. Vilka uppgifter prioriteras och vem lämnar beskedet? Behöver arbetstagaren lösa målkonflikten själv? Detta kan hjälpa er förstå varför två personer beskriver samma arbetsdag på olika sätt.
Undvik att kräva privata förklaringar av den som lämnar en synpunkt. Här gäller undersökningen arbetsförhållanden. Individuella stöd- eller anpassningsbehov kan behöva hanteras i en annan, lämplig process tillsammans med rätt aktörer.
Exempel: planeringen tar inte med återkommande avbrott
Illustrativt exempel: Den planerade arbetsmängden ser hanterbar ut. Medarbetarna beskriver däremot att återkommande frågor från andra funktioner gör att samma uppgift behöver startas om flera gånger. När avbrotten synliggörs kan arbetsgivaren undersöka hur arbetet är organiserat.
Exemplet visar varför beskrivningarna behöver preciseras. Det är inte en färdig bedömning av ohälsosam arbetsbelastning. Förhållandena, varaktigheten och möjligheterna till återhämtning behöver ingå i arbetsgivarens undersökning.
Håll osäkerheten synlig
Om underlaget bara bygger på ett möte ska det framgå. Fråga om personer på andra tider eller med andra uppgifter behöver få möjlighet att medverka. Saknade erfarenheter ska inte behandlas som att problem saknas.
Anteckna vad som är känt och vilken komplettering som behövs. Be om återkoppling på hur uppgifterna tas om hand. Det ger en tydligare fortsättning än att bara notera att parterna har olika uppfattningar.
Koppla samtalet till nästa steg i arbetsmiljöarbetet
Arbetsgivaren behöver gå vidare från undersökning till riskbedömning och nödvändiga åtgärder. Genomförda åtgärder ska kontrolleras enligt AFS 2023:1. Skyddsombudets medverkan hjälper arbetsgivaren få del av erfarenheter, men tar inte över ansvaret.
Se vår guide om att följa upp beslut i handlingsplanen. Följ även vad som händer med frågor där underlaget ännu är otillräckligt för ett beslut.
Checklista när beskrivningarna skiljer sig
- Avgränsa uppgift, arbetsperiod och berörd grupp.
- Skilj planerade förutsättningar från faktisk arbetsdag.
- Beskriv krav och tillgängliga resurser.
- Samla exempel på prioriteringar och avbrott.
- Markera vilka erfarenheter och fakta som saknas.
- Fråga hur undersökningen förs vidare och återkopplas.
Behöver skyddsombudet avgöra vem som har rätt?
Fokusera på sakligt underlag och arbetsförhållanden. Arbetsgivaren behöver undersöka och bedöma riskerna, inte bara välja mellan två allmänna påståenden.
Räcker en stressenkät för att lösa frågan?
En enkät kan ge ett underlag men behöver tolkas och vid behov kompletteras. För kunskap om rollen kan du läsa om ABC för skyddsombud hos Kompetensutveckla.
Dokumentera vad ni kommer överens om att undersöka vidare och när återkoppling ska ske. Det hjälper ombudet och arbetsgivaren att följa samma fråga över tid, även när nya arbetsuppgifter eller förändrade förutsättningar tillkommer.
Källor och avsändare
Regelgrund: Arbetsmiljöverket, AFS 2023:1, aktuell grundförfattning; AFS 2023:2, 2 kap. 3 och 6 §§. Kursinformation: länkad produktsida. Kontrollerat 12 oktober 2026. Exempel och checklistor är redaktionella rekommendationer. Privat avsändare: AB Kompetensutveckla i Sundsvall.
Illustrationsfoto: Vandan Patel/Unsplash, Unsplash-licens.