En överlämning till nytt skyddsombud behöver visa vilka frågor som pågår, vilka underlag som är aktuella och vem som är nästa kontakt. Skilj mellan beslutade åtgärder, öppna frågor och sådant som bara har diskuterats. Överlämningen stödjer det nya ombudet men ersätter inte utbildning eller arbetsgivarens ansvar.
Avgränsa vad som ska lämnas över
Börja med skyddsområdet och hur uppdraget är organiserat. Det nya ombudet behöver förstå vilka delar av verksamheten som ingår och hur kontakten med arbetstagare, arbetsgivare och eventuellt huvudskyddsombud fungerar. Ta inte för givet att sådant framgår av en äldre kontaktlista.
Gå sedan igenom vad som faktiskt behöver fortsätta. En stor samling dokument kan bli svår att använda om det inte framgår vilka handlingar som gäller nu. Prioritera aktuella frågor och ge tydliga hänvisningar till rätt plats i verksamhetens dokumentation.
Beskriv status så att nästa steg blir tydligt
För varje pågående fråga kan ni anteckna vad saken gäller, vilket underlag som finns, vad som är beslutat och när uppföljning ska ske. Ange också vilken funktion som ansvarar för åtgärden. Att skyddsombudet följer en fråga betyder inte att ombudet automatiskt ansvarar för att genomföra arbetsgivarens åtgärd.
Använd gärna tydliga statusord: ”under utredning”, ”åtgärd beslutad”, ”genomförd men inte uppföljd” eller ”avslutad efter uppföljning”. Det är ett redaktionellt förslag, inte ett föreskrivet registerformat.
Illustrativt exempel: En förändrad rutin är beslutad men har ännu inte prövats i vardagen. Om överlämningen bara säger ”klart” kan uppföljningen försvinna. En mer användbar notering beskriver att rutinen är införd och att arbetsgivaren ska följa upp hur den fungerar vid ett angivet tillfälle.
Gör en karta över underlagen
Syftet är att det nya ombudet ska kunna hitta informationen igen. En enkel dokumentkarta kan omfatta:
- aktuella rutiner för arbetsmiljöarbetet,
- relevanta riskbedömningar och handlingsplaner,
- protokoll eller anteckningar från samverkansmöten,
- planerade förändringar som berör skyddsområdet,
- kontaktvägar för frågor och stöd.
Ange var originalet finns och hur ombudet får tillgång till det. Undvik att skapa ytterligare kopior om de snabbt riskerar att bli inaktuella. Kontrollera särskilt datum och version när flera dokument har snarlika namn.
Hantera känsliga uppgifter med omsorg
All information som en tidigare företrädare känner till behöver inte kopieras till ett allmänt överlämningsdokument. Skilj arbetsmiljöfrågan från onödiga uppgifter om enskilda personers hälsa eller privata förhållanden. Använd verksamhetens etablerade hantering och ta stöd när du är osäker på vad som får delas.
Arbetsmiljölagen ger skyddsombud rätt till de handlingar och upplysningar som behövs för verksamheten som ombud. Det innebär inte att varje detalj hör hemma i en öppet delad mapp. Den här checklistan är inte en fullständig vägledning om sekretess eller dataskydd.
Ordna ett samtal, inte bara en filöverföring
Avsätt tid för att gå igenom underlaget tillsammans. Låt det nya ombudet beskriva hur nästa steg uppfattas. Då går det att upptäcka skillnader mellan vad som står i dokumenten och vad någon har tänkt men aldrig skrivit ner.
Om det inte finns någon tidigare person att lämna över från behöver det nya ombudet få stöd att hitta motsvarande information på andra sätt. Arbetsgivaren, arbetstagarorganisationen och andra skyddsombud kan vara relevanta kontakter beroende på hur verksamheten är organiserad.
Om ett äldre dokument ersätts behöver det framgå vilket nytt underlag som gäller. Följ verksamhetens rutiner för bevarande och arkivering; radera inte historiken bara för att sammanställningen görs lättare att läsa.
Fånga utbildningsfrågorna separat
Notera begrepp eller arbetsmoment som behöver förklaras närmare. En överlämning kan visa var underlagen finns, men det nya ombudet kan ändå behöva utbildning för att förstå rollen och använda informationen i samverkan.
Läs mer om skyddsombudets roll och kursöversikten. För ett aktuellt grundutbildningsalternativ finns ABC för skyddsombud hos Kompetensutveckla.
Bestäm gärna ett nytt avstämningstillfälle efter den första tiden i uppdraget. Då kan ni reda ut luckor som inte blev synliga vid själva överlämningen och kontrollera att inga öppna frågor tappas bort.
Källor och avsändare
Kontrollerat den 28 september 2026 mot arbetsmiljölagen, 6 kap. 4 och 6 §§. Överlämningsupplägget är redaktionellt stöd från AB Kompetensutveckla i Sundsvall.
Illustrationsfoto: Vitaly Gariev via Unsplash.